Karyawan yang berkinerja di bawah standar dapat menghambat produktivitas dan pertumbuhan perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk mengidentifikasi penyebabnya dan mengambil langkah-langkah efektif untuk mengatasinya. Dalam artikel ini, kami akan membahas berbagai strategi yang dapat membantu meningkatkan kinerja karyawan yang underperformance.
1. Mengidentifikasi Penyebab kinerja Underperformance
Langkah pertama dalam mengatasi karyawan yang berkinerja di bawah standar adalah mengidentifikasi penyebabnya. Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi kinerja karyawan meliputi:
- Kurangnya keterampilan atau pelatihan
- Masalah pribadi atau kesehatan
- Lingkungan kerja yang tidak kondusif
- Kurangnya motivasi atau dukungan dari atasan
Dengan mengetahui penyebab spesifiknya, kita dapat merancang solusi yang tepat sasaran.
2. Menjaga Kinerja dengan Adakan Pelatihan dan Pengembangan Keterampilan
Seringkali, karyawan underperformance disebabkan oleh kurangnya keterampilan yang diperlukan untuk menjalankan tugas mereka dengan baik. Memberikan pelatihan yang sesuai dapat membantu mereka meningkatkan kemampuan dan kinerja mereka.
Contoh Program Pelatihan
- Pelatihan teknis: Meningkatkan keterampilan teknis yang spesifik untuk pekerjaan mereka.
- Pelatihan soft skill: Meningkatkan kemampuan komunikasi, kerjasama tim, dan manajemen waktu.
- Mentorship: Menghubungkan karyawan dengan mentor yang berpengalaman untuk bimbingan dan dukungan.
3. Menciptakan Lingkungan Kerja Kondusif yang Baik untuk jaga Kinerja & Performa
Lingkungan kerja yang tidak mendukung dapat mempengaruhi kinerja karyawan. Pastikan bahwa tempat kerja menyediakan fasilitas yang memadai dan suasana yang positif untuk bekerja.
Langkah-langkah untuk Meningkatkan Lingkungan Kerja
- Fasilitas yang memadai: Pastikan karyawan memiliki alat dan sumber daya yang mereka butuhkan.
- Budaya kerja yang positif: Ciptakan budaya kerja yang mendukung, inklusif, dan kolaboratif.
- Keseimbangan kerja dan kehidupan: Dorong karyawan untuk menjaga keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi mereka.
4. Meningkatkan Motivasi Karyawan
Motivasi adalah faktor penting dalam kinerja karyawan. Karyawan yang termotivasi cenderung bekerja lebih keras dan mencapai hasil yang lebih baik. Motivasi dapat mempengaruhi sikap, perilaku, dan produktivitas karyawan secara signifikan. Ketika karyawan merasa termotivasi, mereka lebih mungkin untuk terlibat dalam pekerjaan mereka, menunjukkan inisiatif, dan memberikan kontribusi yang lebih besar kepada organisasi.
Cara Meningkatkan Motivasi
- Pengakuan dan penghargaan: Berikan penghargaan kepada karyawan atas prestasi mereka.
- Tujuan yang jelas: Tetapkan tujuan yang jelas dan dapat dicapai.
- Umpan balik yang konstruktif: Berikan umpan balik yang membantu karyawan untuk berkembang.
5. Memberikan Dukungan dan Bimbingan
Atasan yang memberikan dukungan dan bimbingan dapat membantu karyawan merasa lebih percaya diri dan termotivasi. Sediakan waktu untuk berbicara dengan karyawan secara individual, mendengarkan masalah mereka, dan memberikan saran yang konstruktif.
6. Menetapkan Rencana Perbaikan Kinerja
Setelah penyebab underperformance diidentifikasi dan strategi untuk mengatasinya diterapkan, penting untuk menetapkan rencana perbaikan kinerja yang jelas dan terukur.
Komponen Rencana Perbaikan Kinerja
- Tujuan spesifik: Tetapkan tujuan yang spesifik dan terukur.
- Tindakan yang harus diambil: Jelaskan tindakan yang harus dilakukan oleh karyawan untuk mencapai tujuan.
- Waktu yang ditentukan: Tentukan batas waktu untuk mencapai tujuan.
- Umpan balik berkala: Sediakan sesi umpan balik berkala untuk mengevaluasi kemajuan dan memberikan dukungan tambahan jika diperlukan.
7. Menjaga Komunikasi yang Efektif
Komunikasi yang efektif antara atasan dan karyawan sangat penting untuk memastikan bahwa semua pihak memahami harapan dan tujuan perusahaan. Komunikasi yang baik juga dapat membantu mengidentifikasi masalah sebelum mereka menjadi lebih serius.
Tips untuk Meningkatkan Komunikasi
- Pertemuan rutin: Jadwalkan pertemuan rutin untuk membahas perkembangan dan tantangan yang dihadapi karyawan.
- Mendengarkan secara aktif: Dengarkan masukan dan kekhawatiran karyawan dengan penuh perhatian.
- Transparansi: Berikan informasi yang jelas dan transparan tentang tujuan dan perubahan yang terjadi dalam perusahaan.
8. Memberikan Insentif yang Tepat
Insentif dapat menjadi motivator yang kuat bagi karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka. Insentif tidak selalu harus berupa bonus finansial, tetapi juga bisa dalam bentuk penghargaan, cuti tambahan, atau kesempatan pengembangan karir.
Jenis Insentif yang Efektif
- Bonus finansial: Penghargaan dalam bentuk uang atas pencapaian tertentu.
- Penghargaan non-finansial: Pengakuan publik, sertifikat, atau hadiah kecil.
- Kesempatan pengembangan karir: Peluang untuk mengikuti pelatihan lanjutan atau promosi jabatan.
9. Mengukur dan Mengevaluasi Kemajuan
Setelah rencana perbaikan kinerja diterapkan, penting untuk secara teratur mengukur dan mengevaluasi kemajuan yang dicapai oleh karyawan. Hal ini memungkinkan atasan untuk mengetahui apakah strategi yang diterapkan efektif atau perlu disesuaikan.
Metode untuk Mengukur Kemajuan
- Penilaian kinerja reguler: Lakukan penilaian kinerja secara berkala untuk menilai perkembangan karyawan.
- Feedback 360 derajat: Kumpulkan umpan balik dari rekan kerja, bawahan, dan atasan.
- Pengukuran kinerja individu: Gunakan indikator kinerja utama (KPI) untuk menilai hasil kerja karyawan.
10. Menyusun Dokumentasi Kinerja
Dokumentasi kinerja yang baik membantu dalam menilai perkembangan karyawan dan memberikan dasar untuk diskusi yang konstruktif. Dokumentasi juga penting untuk keperluan administrasi dan hukum.
Elemen Penting dalam Dokumentasi Kinerja
- Catatan penilaian kinerja: Simpan catatan hasil penilaian kinerja yang dilakukan.
- Rencana perbaikan: Dokumenkan rencana perbaikan kinerja yang telah disepakati.
- Umpan balik dan diskusi: Rekam umpan balik dan diskusi yang dilakukan dengan karyawan.
11. Menyusun Kebijakan Kinerja yang Adil
Perusahaan perlu memiliki kebijakan kinerja yang adil dan konsisten. Kebijakan ini harus jelas dan mudah dipahami oleh semua karyawan, serta diterapkan secara konsisten.
Komponen Kebijakan Kinerja yang Efektif
- Standar kinerja yang jelas: Tentukan standar kinerja yang jelas dan terukur.
- Prosedur evaluasi: Tetapkan prosedur evaluasi kinerja yang adil dan transparan.
- Konsekuensi dan penghargaan: Jelaskan konsekuensi bagi karyawan yang tidak mencapai standar dan penghargaan bagi yang melampaui ekspektasi.
12. Bagaimana Sistem HR Phiro Go yang Kompeten dapat Bantu Jaga Kinerja Karyawan
Sistem HR yang kompeten seperti Phiro Go dapat menjadi solusi efektif untuk menjaga dan meningkatkan kinerja karyawan. Dengan berbagai fitur yang dirancang untuk manajemen kinerja, task management, time & attendance management, serta workflow yang efisien, Phiro Go membantu perusahaan mengoptimalkan potensi karyawan dan meningkatkan produktivitas.
Fitur Manajemen Kinerja (OKR)
Salah satu fitur unggulan dari Phiro Go adalah manajemen kinerja menggunakan metode Objectives and Key Results (OKR). Fitur ini memungkinkan perusahaan menetapkan tujuan yang jelas dan mengukur hasil yang dicapai.
OKR dengan Breakdown Key Result
- Penetapan Objective: Atasan dan karyawan dapat bersama-sama menetapkan tujuan spesifik yang ingin dicapai.
- Key Results: Setiap objective akan dipecah menjadi beberapa key results yang terukur.
- Waktu Check-In: Waktu check-in untuk setiap key result dapat disesuaikan sesuai kesepakatan antara atasan dan karyawan, memungkinkan evaluasi dan penyesuaian secara berkala.
Fitur ini memastikan setiap karyawan memiliki tujuan yang jelas dan terarah, serta membantu mereka untuk fokus pada pencapaian yang signifikan.
Fitur Task Management
Task management adalah fitur lain yang penting dalam Phiro Go. Fitur ini memungkinkan pencatatan aktivitas harian yang berhubungan dengan pencapaian key results. Fitur ini pun memastikan kerjaan karyawan semua tercatat dan terdokumentasikan.
Manajemen Aktivitas Harian
- Penetapan Tugas: Tugas-tugas dapat ditetapkan oleh atasan atau karyawan sendiri, disesuaikan dengan key results yang telah ditentukan.
- Pencatatan Aktivitas: Setiap aktivitas harian yang dilakukan karyawan akan dicatat, memudahkan pemantauan progres terhadap key results.
- Kolaborasi: Memungkinkan kolaborasi antar karyawan dan atasan untuk memastikan bahwa semua tugas yang ditetapkan berkontribusi pada tujuan yang lebih besar.
Dengan fitur ini, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap aktivitas harian karyawan berfokus pada pencapaian target kinerja yang telah ditetapkan.
Fitur Time & Attendance Management
Fitur Time & Attendance Management dari Phiro Go membantu perusahaan mengelola waktu dan kehadiran karyawan dengan lebih efektif. Phiro Go menyediakan fitur manajemen waktu dan kehadiran yang canggih untuk mengelola jadwal kerja dengan lebih efektif.
Manajemen Waktu dan Kehadiran
- Pencatatan Kehadiran: Sistem mencatat waktu kedatangan dan kepulangan karyawan secara otomatis.
- Pengaturan Jadwal: Memungkinkan penjadwalan yang fleksibel dan terstruktur sesuai kebutuhan perusahaan.
- Monitoring: Memantau kehadiran karyawan secara real-time untuk memastikan kepatuhan terhadap jadwal kerja.
Fitur ini membantu perusahaan mengurangi ketidakhadiran dan memastikan karyawan hadir dan bekerja sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Menjaga kinerja & performa Karyawan dengan budaya kerja sehat
Mengatasi karyawan yang underperformance adalah tantangan yang memerlukan pendekatan yang menyeluruh dan berfokus pada berbagai aspek.
Dengan mengidentifikasi penyebab underperformance, memberikan pelatihan yang sesuai, menciptakan lingkungan kerja yang kondusif, meningkatkan motivasi, memberikan dukungan dan bimbingan, serta menetapkan rencana perbaikan kinerja yang jelas, kita dapat membantu karyawan mencapai potensi penuh mereka.
Semua langkah ini pada akhirnya akan berkontribusi pada peningkatan produktivitas dan kesuksesan perusahaan secara keseluruhan.
Phiro Go menyediakan solusi menyeluruh untuk manajemen kinerja karyawan melalui fitur OKR, task management, time & attendance management, serta workflow yang efisien. Dengan alat ini, perusahaan dapat menetapkan tujuan yang jelas, memantau progres, dan meningkatkan keterlibatan serta kepuasan karyawan. Sistem yang kompeten ini membantu menjaga dan meningkatkan kinerja karyawan secara berkelanjutan.
Dengan penjadwalan yang terstruktur dan keterlibatan karyawan melalui objective yang jelas untuk dicapai, atasan dapat mengetahui sejauh mana pekerjaan karyawan dan kapan harus memberikan umpan balik serta penghargaan. Di sisi lain, karyawan akan merasa bahwa kerja mereka dihargai dan terdokumentasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dengan pendekatan yang tepat dan penggunaan software HR seperti Phiro Go, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap karyawan dapat bekerja dengan potensi penuh mereka, meningkatkan produktivitas, dan mencapai kesuksesan bersama.
