Banyak perusahaan yang sering kali menunda pergantian HRIS (Human Resource Information System) hingga awal tahun. Alasannya simpel—mereka menganggap pergantian sistem besar seperti HRIS lebih ideal dilakukan di awal tahun baru. Namun, apakah keputusan ini benar-benar tepat? Menunda pergantian HRIS / software HR justru bisa berisiko bagi operasional perusahaan.
Menurut laporan dari HR.com, 57% profesional setuju atau sangat setuju bahwa penggunaan analitik SDM dapat menghasilkan hasil bisnis yang lebih baik. Selain itu, menerapkan sistem otomatisasi untuk waktu dan kehadiran dapat menghemat hingga 30% waktu bagi para profesional HR, yang sebelumnya dihabiskan untuk proses manual. Ini membuktikan bahwa beralih ke teknologi modern seperti HRIS sangat penting untuk efisiensi dan kesuksesan bisnis.
Yuk, kita bahas kenapa sebaiknya pergantian HRIS nggak perlu menunggu sampai tahun depan.
Mengapa Perusahaan Biasanya Harus Ganti Sistem HRIS?
1. Kebutuhan Fungsional yang Tidak Terpenuhi
Seiring berjalannya waktu, kebutuhan operasional perusahaan terus berubah. Jika HRIS yang digunakan saat ini sudah nggak bisa memenuhi kebutuhan fungsional seperti penggajian, manajemen kinerja, atau pengaturan cuti, ini jadi tanda bahwa sudah waktunya mencari sistem yang lebih modern. HRIS yang tepat harus bisa beradaptasi dengan perubahan kebutuhan perusahaan agar tetap relevan.
2. Kinerja dan Keandalan Sistem
HRIS yang sering mengalami kendala teknis seperti lambat, crash, atau downtime yang berkepanjangan tentu saja bikin produktivitas tim HR menurun. Sistem yang tidak stabil akan memperlambat pengelolaan SDM, dan pada akhirnya menghambat operasional perusahaan secara keseluruhan.
3. Kurangnya Integrasi dengan Sistem Lain
Perusahaan seringkali menggunakan software lain seperti untuk manajemen keuangan atau proyek. Jika HRIS lama tidak mampu terintegrasi dengan sistem-sistem lain ini, maka operasional perusahaan bisa jadi jauh lebih rumit. Integrasi yang mulus antar sistem sangat penting untuk memastikan efisiensi proses kerja.
4. Skalabilitas Sistem yang Terbatas
Seiring pertumbuhan perusahaan, jumlah karyawan dan volume data yang harus dikelola juga semakin besar. HRIS yang tidak skalabel akan kesulitan untuk menangani peningkatan beban kerja ini, yang akhirnya bisa mempengaruhi efisiensi operasional secara keseluruhan. Solusi yang lebih fleksibel dan bisa bertumbuh bersama perusahaan tentu sangat dibutuhkan.
5. Kurangnya Dukungan Teknologi Baru
Perubahan teknologi yang terus berkembang mengharuskan HRIS untuk juga berinovasi. Sistem lama mungkin tidak mendukung fitur-fitur baru seperti analitik berbasis AI atau otomatisasi proses kerja yang sangat dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja HR. Perusahaan yang menggunakan HRIS canggih akan lebih cepat beradaptasi dengan tren baru di dunia kerja.
Bahaya Jika Menunda Pergantian HR Software
1. Risiko Kesalahan Operasional
HRIS yang sudah usang dapat meningkatkan risiko kesalahan dalam penggajian, pengelolaan data karyawan, hingga pelaporan kepatuhan hukum. Ini bukan hanya memperlambat proses kerja tetapi juga bisa mengakibatkan masalah hukum yang cukup serius bagi perusahaan.
2. Menurunnya Produktivitas Tim HR
Jika sistem HR yang digunakan tidak lagi optimal, tim HR harus menghabiskan lebih banyak waktu untuk pekerjaan administratif yang sebenarnya bisa diotomatisasi. Akibatnya, mereka tidak punya cukup waktu untuk fokus pada strategi yang lebih penting bagi pertumbuhan perusahaan.
3. Kehilangan Potensi Penghematan Biaya
Banyak penyedia HR software yang menawarkan promo menarik di akhir tahun. Jika pergantian HRIS ditunda, perusahaan bisa saja kehilangan kesempatan untuk mendapatkan sistem yang lebih baik dengan harga diskon.
4. Sulitnya Memenuhi Peraturan Baru
Regulasi ketenagakerjaan terus berubah, dan sistem HRIS yang tidak update mungkin tidak lagi mendukung pemenuhan peraturan ini. Akibatnya, perusahaan bisa terkena denda karena ketidakpatuhan.
5. Ketidakpuasan Karyawan
Karyawan juga akan merasakan dampak negatif jika sistem HRIS yang digunakan tidak ramah pengguna. Mereka menginginkan sistem yang mudah dan cepat, terutama untuk pengajuan cuti, absensi, dan manajemen kinerja.
5 Alasan Mengapa Ganti HRIS Harus Dilakukan Sekarang
1. Memberikan Waktu untuk Migrasi Sistem
Mengganti HRIS di akhir tahun akan memberikan waktu yang cukup bagi perusahaan untuk melakukan migrasi data tanpa tergesa-gesa. Migrasi yang baik perlu dilakukan secara bertahap agar operasional tidak terganggu.
2. Efisiensi di Awal Tahun Baru
Dengan mengganti sistem HR sekarang, perusahaan bisa langsung menikmati efisiensi sistem baru saat memasuki tahun baru. Ini memberikan keuntungan operasional yang besar di saat perusahaan lain masih harus beradaptasi dengan sistem lama.
3. Menetapkan Target Operasional Lebih Awal
Sistem baru memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk menetapkan target HR yang lebih jelas dan tepat sejak awal. Dengan sistem baru, tim HR bisa langsung bekerja untuk mencapai target-target tersebut.
4. Adaptasi yang Lebih Mudah
Dengan waktu yang cukup, tim HR dan manajemen dapat beradaptasi dengan sistem baru tanpa tekanan operasional. Mereka bisa mempelajari sistem baru dengan baik dan memahami cara memaksimalkan fungsinya.
5. Mendapatkan Solusi yang Lebih Tepat
Mengganti sekarang memungkinkan perusahaan untuk lebih teliti dalam memilih solusi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik. Dengan waktu yang cukup, perusahaan bisa menghindari keputusan yang terburu-buru dan tidak tepat.
Mengapa phiro go Solusi yang Tepat untuk Sistem HR Baru?
Jika Anda berencana mengganti HRIS, Software HR phiro go adalah solusi yang tepat. phiro go menawarkan berbagai fitur canggih seperti penggajian otomatis, manajemen shift, hingga fitur geofencing untuk absensi yang terintegrasi. Dengan sistem ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam operasional HR.
Fitur Utama phiro go
1. Manajemen Shift dan Lembur
Fitur ini memungkinkan pengelolaan shift karyawan secara otomatis, memudahkan perusahaan dalam menjadwalkan dan memantau shift kerja. Dengan begitu, perhitungan lembur menjadi lebih akurat.
2. Manajemen Kehadiran dengan Geofencing
Dengan fitur geofencing, absensi karyawan berbasis lokasi menjadi lebih akurat. Hal ini memastikan bahwa karyawan hadir di lokasi yang telah ditentukan sesuai peraturan perusahaan.
3. Pengajuan Cuti Online
Fitur Employee Self Service memungkinkan karyawan mengajukan cuti secara mandiri. Tim HR dapat dengan mudah mengelola cuti secara transparan dan efektif.
Kesimpulan
Menunda pergantian HRIS hingga tahun depan bukanlah solusi yang bijak. HRIS yang sudah usang bisa menimbulkan risiko operasional yang signifikan dan menghambat produktivitas perusahaan. Oleh karena itu, sebaiknya pertimbangkan untuk mengganti sistem HRIS sekarang agar operasional perusahaan tetap berjalan lancar dan efisien.
Baca jug artikel mengenai Cara Memenangkan Dukungan Internal untuk Implementasi Software HR Terbaru
Dengan phiro go, Anda bisa mendapatkan solusi HRIS modern yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.