Shift kerja telah menjadi pola umum dalam dunia kerja modern. Bagi sebagian orang, istilah ini mungkin sudah tidak asing lagi. Namun, apa sebenarnya shift kerja itu? Bagaimana dampaknya terhadap kehidupan sehari-hari karyawan? Artikel ini akan membahas secara mendalam mengenai shift kerja, termasuk manfaat, tantangan, dan contoh pembuatan jadwal shift menggunakan Goggle Sheet, Aturan shift kerja di Indonesia & HR software seperti Phiro Go dapat membantu meringkas pengaturannya.
Definisi Shift Kerja
Shift kerja merujuk pada pola jam kerja di mana karyawan bekerja pada waktu-waktu tertentu di luar jam kerja standar. Ini mencakup shift pagi, shift siang, shift malam, dan bahkan shift rotasi di mana karyawan mengalami perubahan jadwal secara berkala.
Aturan shift kerja di Indonesia diatur oleh Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, serta regulasi terkait lainnya. Berikut beberapa aturan shift kerja di Indonesia:
Aturan Shift Kerja di Indonesia
- Durasi kerja maksimal: Durasi kerja maksimal adalah 8 jam sehari dan 40 jam seminggu. Pekerja yang bekerja lebih dari itu dihitung sebagai lembur dan harus dibayar dengan tarif yang lebih tinggi.
- Waktu istirahat: Pekerja yang bekerja selama 4 jam atau lebih berhak istirahat minimal 1 jam. Jika bekerja 7 jam atau lebih, istirahat diperpanjang menjadi 1,5 jam.
- Cuti tahunan: Pekerja berhak atas cuti tahunan minimal 12 hari kerja dalam setahun. Setelah bekerja 12 bulan atau lebih di tempat yang sama, pekerja berhak atas cuti tahunan penuh selama satu bulan.
- Shift malam: Pekerja shift malam mendapat tambahan upah minimal 10% dari upah sehari atau upah bulanan.
- Kesehatan dan keselamatan kerja: Perusahaan harus memastikan kondisi kerja yang aman dan sehat, termasuk dalam pengaturan shift kerja..
- Libur: Pekerja berhak atas hari libur mingguan, libur nasional, dan cuti bersama sesuai ketentuan yang berlaku.
Keuntungan & Kekurangan Shift Kerja
Shift kerja menawarkan keuntungan bagi perusahaan dan pekerja. Bagi perusahaan, shift kerja meningkatkan efisiensi produksi dan layanan pelanggan dengan memperpanjang waktu operasional. Bagi pekerja, shift kerja menawarkan fleksibilitas waktu dan insentif finansial tambahan. Namun, shift kerja juga dapat berdampak negatif pada kesehatan dan keseimbangan hidup jika tidak diatur dengan baik.
Jenis-jenis Shift Kerja
Berikut beberapa jenis shift kerja yang umum diterapkan:
Jenis-jenis Shift Kerja:
- Shift Pagi: Biasanya dimulai pada pagi hari dan berakhir sebelum siang.
- Shift Siang: Dimulai pada siang hari dan berakhir menjelang sore.
- Shift Malam: Dimulai setelah matahari terbenam dan berakhir menjelang fajar.
- Shift Rotasi: Karyawan mengalami perubahan jadwal antara shift pagi, siang, dan malam dalam periode tertentu.
Manfaat Shift Kerja:
- Fleksibilitas Waktu: Shift kerja memungkinkan karyawan untuk memilih jadwal yang sesuai dengan preferensi dan kebutuhan pribadi.
- Pendapatan Tambahan: Beberapa shift, seperti shift malam atau hari libur, sering kali dibayar dengan tarif yang lebih tinggi.
- Keseimbangan Kehidupan Kerja: Memungkinkan karyawan untuk menyesuaikan waktu kerja dengan kegiatan di luar pekerjaan.
Tantangan Shift Kerja:
- Gangguan Tidur: Pola tidur yang tidak teratur dapat menyebabkan gangguan tidur dan kelelahan kronis.
- Kesulitan Keseimbangan Kehidupan: Sulit menjaga keseimbangan antara pekerjaan, waktu luang, dan kehidupan pribadi.
- Dampak Kesehatan: Shift kerja yang tidak teratur dapat meningkatkan risiko penyakit kardiovaskular, gangguan pencernaan, dan gangguan mental.
Strategi Menghadapi Tantangan:
- Atur Pola Tidur: Cobalah untuk tidur dan bangun pada waktu yang konsisten, bahkan saat libur.
- Perhatikan Pola Makan: Konsumsi makanan sehat dan hindari makan berat sebelum tidur.
- Manfaatkan Istirahat: Gunakan waktu luang dengan bijak untuk relaksasi dan rekreasi.
Setiap jenis shift kerja memiliki kelebihan dan kekurangan. Oleh karena itu, perusahaan harus mempertimbangkan kebutuhan produksi dan keseimbangan hidup pekerja saat menentukan jenis shift kerja yang akan diterapkan.
Cara Membuat Jadwal Shift Kerja
Membuat jadwal shift kerja sederhana sangat mudah. Bahkan bisa dibuat dengan bantuan software, sehingga jadwal bisa dibentuk otomatis. Berikut langkah-langkahnya:
- Tentukan jumlah pekerja dan shift yang dibutuhkan: Pertama, tentukan berapa banyak pekerja yang dibutuhkan untuk menutupi jadwal kerja selama satu minggu. Hitung juga jumlah shift yang diperlukan setiap hari dalam seminggu.
- Buat tabel jadwal kerja: Buat tabel dengan kolom (bisa menggunakan Google Sheets) untuk setiap hari dalam seminggu dan baris untuk setiap pekerja. Tambahkan kolom untuk shift berbeda atau untuk membedakan waktu kerja pagi, siang, atau malam.
- Tentukan jam kerja:Tentukan waktu kerja yang diinginkan untuk setiap shift atau bagian shift. Misalnya, shift pagi dimulai pukul 08:00 dan berakhir pukul 16:00.
- Isi tabel dengan jadwal kerja: Isi tabel dengan jadwal kerja untuk setiap pekerja, shift, dan hari. Pastikan jadwal kerja tidak bertentangan, dan memperhatikan waktu istirahat sesuai peraturan yang berlaku.
- Berikan akses jadwal kerja: Bagikan jadwal kerja dengan pekerja, pastikan mereka dapat mengakses, memahami, dan mengikuti jadwal yang telah ditentukan.
- Periksa jadwal kerja: Periksa dan perbaharui jadwal kerja secara berkala untuk memastikan sesuai dengan kebutuhan bisnis dan pekerja.
- Sesuaikan jadwal kerja: Sesuaikan jadwal kerja jika ada perubahan atau kebutuhan tambahan. Pastikan memberikan pemberitahuan dan informasi yang cukup kepada pekerja dan manajemen.
- Menggunakan aplikasi atau perangkat lunak khusus (Google Sheets): Anda bisa menggunakan spreadsheet seperti Microsoft Excel atau Google Sheets yang memudahkan dan memberikan fleksibilitas dalam mengatur jadwal. Anda juga dapat menambahkan rumus untuk menghitung waktu kerja dan membuat jadwal kerja yang lebih efektif.
Berikut contoh pembuatan jadwal menggunakan Google Sheets:
| Periode Waktu | Senin | Selasa | Rabu | Kamis | Jumat | Sabtu | Minggu |
| 8-12 | Sarah | John | Lisa | Michael | Jessica | Karen | David |
| 12-16 | Michael | Lisa | John | Sarah | Karen | Jessica | |
| 16-20 | Jessica | Sarah | Karen | David | John | Lisa | Michael |
Penjelasan:
- Jadwal shift ditampilkan dalam tabel yang terdiri dari 8 kolom, masing-masing kolom menampilkan jadwal shift untuk satu hari dalam seminggu.
- Setiap kolom memiliki tiga baris yang mewakili waktu shift: 8.00-12.00, 12.00-16.00, dan 16.00-20.00.
- Di setiap kotak di dalam tabel, ditampilkan nama pegawai yang akan bekerja pada waktu dan hari tersebut. Jika ada pegawai yang tidak bekerja pada hari tertentu, maka kotak tersebut dibiarkan kosong.
Tidak hanya Google Sheets, masih banyak aplikasi atau perangkat lunak yang dapat membantu Anda membuat jadwal shift kerja, seperti When I Work, ShiftPlanning, atau TSheets.
Menggunakan Software Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) atau Software HR Phiro Go
Jika bisnis Anda memiliki software manajemen SDM atau software HR, manfaatkan fitur-fitur yang tersedia untuk membuat jadwal kerja secara mudah dan efektif. Anda bisa gunakan software HR phiro Go! Phiro Go merupakan software HR berbasis web dan aplikasi yang membantu perusahaan mengatasi permasalahan operasional harian karyawan, termasuk membuat jadwal kerja shift.
Manajemen Shift Menggunakan Phiro Go
Definisikan ulang alur kerja Anda, merencanakan, menyesuaikan, dan mengoptimalkan dengan mudah. Manajemen Shift kerja & Lembur mendukung otomatisasi skema kerja karyawan yang memungkinkan Anda untuk dengan mudah menjadwalkan, memantau, dan menyesuaikan shift karyawan untuk operasi yang lebih lancar, memastikan kepatuhan dan kompensasi yang akurat.
Fitur lainnya Manajemen Shift kerja phiro Go:
Manajemen Kehadiran: Ajukan dan setujui izin karyawan dari mana saja dengan fleksibilitas melalui kenyamanan seluler sehingga semua orang di organisasi Anda dapat merencanakan cuti mereka dengan mudah secara transparan dan sederhana.
Manajemen Kehadiran & Geofencing: Transformasi pemantauan kehadiran dengan pencatatan online real-time, kini dengan Geofencing. Fitur ini memungkinkan HR untuk menentukan batas kehadiran dengan ‘pemagaran’, memastikan pelacakan yang tepat dan akurat berdasarkan lokasi.
Pengajuan Cuti Online: Dengan Phiro Go, Karyawan dapat dengan mudah membuat dan mengelola kebijakan cuti, Menyesuaikannya dengan baik untuk memenuhi kebutuhan yang berlaku di organisasi Anda, Mengelola persetujuan multi-level sesuai dengan kebutuhan Anda, dan mengatur bagaimana alur persetujuan berjalan.
Fitur Check-in yang Mudah untuk Kegiatan Lapangan: Phiro Go memberikan kemudahan dalam mengelola kegiatan lapangan dengan lebih efisien. Dengan kemampuan check-in yang mudah, karyawan dapat dengan cepat mencatat kehadiran mereka saat melakukan kegiatan di luar kantor. Ini membantu manajer atau supervisor dalam melacak kegiatan lapangan dengan lebih efektif, memastikan bahwa semua tugas dilaksanakan sesuai jadwal dan target yang ditentukan. Penggunaan fitur ini memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan pengawasan terhadap kegiatan lapangan dan mengoptimalkan produktivitas tim di luar kantor. Contohnya, seorang supervisor toko yang harus memeriksa beberapa lokasi toko atau store dapat dengan mudah menggunakan fitur ini untuk mencatat kehadiran dan memastikan kelancaran operasional.
Manfaat pengaturan shift kerja menggunakan Phiro Go:
- Menghemat Waktu: Buat dan integrasikan jenis kehadiran, komponen, dan perhitungan gaji untuk presisi manfaat shift dengan mudah, memastikan akurasi dan efisiensi dalam proses pengelolaan kehadiran dan penggajian.
- Penjadwalan Fleksibel: Selaraskan jadwal tenaga kerja dengan permintaan perusahaan, ini akan meningkatkan manajemen waktu keseluruhan perusahaan Anda.
- Penjadwalan Shift kerja & overtime yang Tersinkronisasi dengan Payroll: Tidak perlu khawatir tentang status kehadiran karyawan, Phiro Go dapat mengatasi banyak status yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Dengan adanya sistem seperti Phiro Go, semua keputusan bisnis dapat didasarkan pada data, memungkinkan perusahaan untuk menjadi lebih data-driven. Sistem ini tidak hanya memantau kehadiran karyawan, tetapi juga mengukur performa mereka, baik melalui tingkat kehadiran maupun pencapaian Objectives and Key Results (OKR). Informasi ini memberikan wawasan yang mendalam tentang produktivitas dan kinerja individu, memungkinkan manajemen untuk memberikan umpan balik yang lebih tepat dan penghargaan yang pantas, serta mengidentifikasi area di mana perbaikan diperlukan. Dengan demikian, perusahaan dapat mengoptimalkan sumber daya manusia mereka untuk mencapai tujuan bisnis yang lebih besar.
Phiro Go juga memiliki fitur-fitur yang mumpuni lainnya, khususnya untuk penghitungan yang membutuhkan keakuratan, seperti penggajian karyawan (payroll), PPH 21, tunjangan, hingga BPJS!
