Mungkin kamu berpikir bahwa menghitung gaji dengan Excel adalah hal yang mudah. Banyak orang beranggapan bahwa dengan sedikit pengetahuan dasar tentang Excel, seperti penggunaan rumus sederhana dan format tabel, mereka sudah bisa mengelola penggajian perusahaan dengan efektif. Namun, kenyataannya, ada sejumlah tantangan dan kesalahpahaman yang sering kali tidak disadari oleh banyak pengguna. Penggunaan Excel untuk penghitungan gaji memang bisa sangat membantu, tetapi juga bisa sangat rumit dan penuh risiko jika tidak dikelola dengan benar. Oleh karena itu, penting untuk mengenali dan memahami mitos-mitos yang sering kali menyelimuti penggunaannya. Yuk, simak artikel ini lebih lanjut untuk menggali lebih dalam mengenai berbagai mitos tersebut dan bagaimana kita bisa mengatasinya dengan solusi yang lebih efisien dan akurat!
Mitos 1: Semua Orang Pasti Bisa hitung gaji Pakai Excel
Salah satu mitos yang sering kita dengar adalah anggapan bahwa semua orang bisa menghitung gaji dengan Excel. Padahal, untuk mengelola rumus-rumus yang kompleks dan memastikan keakuratan perhitungannya, diperlukan pemahaman yang lebih mendalam tentang fungsi Excel.
Menggunakan Excel untuk penghitungan gaji tidak semudah memasukkan angka ke dalam sel dan menambahkan beberapa rumus dasar. Dibutuhkan pengetahuan mendalam tentang berbagai fungsi Excel seperti VLOOKUP, SUMIF, dan PivotTable, yang tidak dimiliki oleh semua orang. Kesalahan dalam rumus atau data input dapat menyebabkan kesalahan signifikan dalam penggajian, yang berdampak buruk bagi karyawan dan perusahaan.
Mitos 2: Untuk proses Gaji kita bergantung pada Orang
Tidak jarang perusahaan mengandalkan satu atau beberapa orang untuk mengelola proses penggajian dengan Excel. Namun, ini bisa menjadi masalah jika orang-orang tersebut tidak tersedia atau meninggalkan perusahaan.
Ketergantungan pada individu tertentu menimbulkan risiko besar. Jika karyawan yang mengelola penggajian tiba-tiba sakit atau resign, perusahaan akan kesulitan untuk menemukan pengganti yang memiliki tingkat pemahaman dan keahlian yang sama dalam menggunakan Excel untuk penggajian. Selain itu, proses transfer pengetahuan dan pelatihan bisa memakan waktu dan tidak selalu berjalan lancar.
Mitos 3: Distribusi Slip Gaji Manual itu Ribet
Ada yang masih percaya bahwa mendistribusikan slip gaji secara manual tidak sulit. Namun, proses cetak dan distribusi manual bisa memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan seperti cetak yang salah atau slip gaji yang hilang.
Distribusi slip gaji manual mengharuskan perusahaan mencetak setiap slip gaji, memasukkannya ke dalam amplop, dan mendistribusikannya kepada karyawan. Proses ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan seperti slip gaji yang tertukar atau hilang. Selain itu, biaya untuk kertas, tinta, dan pengiriman juga bisa menjadi beban tambahan bagi perusahaan.
Mitos 4: Excel Cukup untuk Semua Kebutuhan Penggajian?
Banyak yang salah kaprah bahwa Excel sudah mencukupi untuk semua kebutuhan penggajian perusahaan. Tetapi, ketika perusahaan tumbuh, kebutuhan akan analisis data yang lebih kompleks dan pengelolaan informasi karyawan yang lebih terperinci juga meningkat.
Saat perusahaan berkembang, pengelolaan data penggajian dengan Excel menjadi semakin rumit dan memakan waktu. Analisis data yang kompleks dan kebutuhan akan laporan yang lebih rinci sering kali melebihi kemampuan Excel, yang dapat menyebabkan ketidakakuratan dan inefisiensi. Selain itu, Excel tidak dirancang untuk menangani data karyawan yang besar dan beragam, sehingga sulit untuk memastikan bahwa semua data selalu up-to-date dan akurat.
Mitos 5: Proses Urus Gaji Manual Tidaklah Memakan Waktu
Ada anggapan bahwa proses penggajian manual tidak memakan banyak waktu. Padahal, proses ini bisa sangat rumit dan memakan waktu lama, mulai dari pengumpulan data karyawan hingga distribusi slip gaji secara manual.
Proses penggajian manual melibatkan banyak langkah, seperti mengumpulkan dan memverifikasi data kehadiran, menghitung jam kerja lembur, dan memastikan semua potongan pajak dan tunjangan sudah benar. Setiap langkah memerlukan perhatian terhadap detail dan ketelitian yang tinggi. Kesalahan kecil dapat menyebabkan ketidakpuasan karyawan dan memerlukan banyak waktu untuk memperbaikinya. Oleh karena itu, proses manual sering kali memakan lebih banyak waktu daripada yang diperkirakan.
Solusi Terbaik: Menggunakan HRIS seperti Phiro Go HRIS
Untuk mengatasi semua mitos di atas, solusi terbaik adalah menggunakan HRIS (Human Resource Information System) seperti Phiro Go HRIS. Menurut Chad Brooks dari business.com, 69% pengguna menyatakan bahwa implementasi perangkat lunak HR telah membantu mengurangi waktu pemrosesan penggajian di bisnis mereka.
Dengan menggunakan HRIS, proses penghitungan gaji dapat diotomatisasi, menghemat waktu, dan meningkatkan efisiensi. Selain itu, HRIS juga memberikan manfaat lain seperti:
Akurasi dan Konsistensi dalam hitung gaji
Perangkat lunak HR memastikan perhitungan gaji yang akurat dan konsisten setiap bulannya, mengurangi risiko kesalahan manusia. Semua perhitungan dilakukan oleh sistem berdasarkan data yang sudah diinput, sehingga kemungkinan kesalahan menjadi sangat minim.
Efisiensi Operasional Dalam Pengurusan Gaji
Automatisasi proses penggajian mengurangi waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mengelola gaji, sehingga meningkatkan efisiensi operasional perusahaan secara keseluruhan. HRIS dapat menangani tugas-tugas rutin seperti perhitungan pajak, tunjangan, dan pemotongan gaji secara otomatis, memungkinkan tim HR untuk fokus pada tugas-tugas strategis lainnya.
Peningkatan Kepuasan Karyawan
Karyawan akan merasa lebih puas karena mendapatkan gaji tepat waktu dan akurat, serta dapat dengan mudah mengakses informasi gaji mereka melalui platform online. Banyak HRIS yang menyediakan portal karyawan dimana mereka bisa melihat riwayat gaji, mengunduh slip gaji, dan mengajukan pertanyaan atau keluhan terkait penggajian.
Kepatuhan Terhadap Peraturan
Perangkat lunak HR sering dilengkapi dengan fitur yang memastikan perusahaan tetap mematuhi semua peraturan terkait penggajian, sehingga mengurangi risiko denda atau sanksi hukum. Sistem ini akan selalu diperbarui sesuai dengan perubahan peraturan pemerintah mengenai penggajian dan pajak, memastikan perusahaan selalu dalam kepatuhan.
Fitur Urus Gaji /Payroll dalam Phiro Go
Phiro Go HRIS menawarkan fitur payroll yang sangat membantu perusahaan dalam mengelola penggajian dengan lebih efisien dan akurat. Beberapa fitur unggulan termasuk:
- Hitung gaji secara akurat & otomatis termasuk perhitungan pajak: Mengurangi risiko kesalahan perhitungan yang sering terjadi pada penggajian manual.
- Kustomisasi komponen penggajian sesuai kebutuhan: Memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan berbagai komponen gaji seperti tunjangan, potongan, dan bonus sesuai dengan kebijakan internal.
- Slip gaji otomatis untuk masing-masing karyawan: Menghasilkan slip gaji secara otomatis yang dapat diakses oleh karyawan melalui platform online, memudahkan distribusi dan menghemat waktu.
Kesimpulan
Menggunakan Excel untuk penghitungan gaji mungkin terdengar sederhana, tetapi kenyataannya terdapat banyak mitos yang perlu kita waspadai. Excel bisa menjadi alat yang kuat namun juga rumit dan rentan terhadap kesalahan jika tidak digunakan dengan benar. Ketergantungan pada individu tertentu, proses manual yang memakan waktu, dan kebutuhan perusahaan yang semakin kompleks membuat penggunaan Excel menjadi kurang efisien.
Dengan beralih ke HRIS seperti Phiro Go HRIS, perusahaan dapat mengotomatisasi proses penggajian, memastikan akurasi dan konsistensi, meningkatkan efisiensi operasional, serta meningkatkan kepuasan karyawan. Fitur-fitur canggih dalam Phiro Go HRIS, seperti perhitungan gaji otomatis, kustomisasi komponen penggajian, dan distribusi slip gaji otomatis, menawarkan solusi yang lebih handal dan praktis untuk kebutuhan penggajian perusahaan.
Oleh karena itu, mempertimbangkan implementasi HRIS adalah langkah cerdas untuk menghadapi tantangan penggajian di era modern, memastikan bahwa perusahaan dapat beroperasi dengan lebih efektif dan efisien.
