Memenangkan Dukungan Internal untuk Implementasi Software HR Terbaru

Dalam era di mana teknologi terus berkembang, penggunaan software HR terbaru bukan lagi sekadar opsi, melainkan kebutuhan mendesak bagi perusahaan yang ingin tetap bersaing. Namun, Tidak jarang  diluar divisi HR yang belum tau atau tidak aware terhadap manfaat cloud- based Software HR itu sendiri. 

Maka dari itu untuk memastikan keberhasilan implementasi software HR baru, penting dari kita untuk memenangkan dukungan penuh dari pihak internal seperti investor, HRD, staf, dan manajemen deengan betul betul memahami concerns / ke khawatiran dari setiap beberapa pihak tersebut & bagaimana kita meberikan pemahaman soal manfaat software HR tersebut. Bagaimana caranya? Mari kita telusuri bersama dalam artikel ini.

Mengapa Pembaruan Software HR Penting?

Software HR adalah tulang punggung operasi perusahaan modern. Dengan memperbarui software HR, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan yang terus berubah. Pembaruan juga dapat membawa manfaat jangka panjang bagi perusahaan, termasuk penghematan biaya, pemrosesan data yang lebih cepat, dan analisis tenaga kerja yang lebih mendalam.

Tantangan dalam Implementasi Software Human Resources Baru

Meskipun manfaatnya jelas, mengimplementasikan software HR baru tidak selalu berjalan mulus. Tantangan seperti resistensi perubahan, kurangnya pemahaman tentang teknologi baru, dan masalah integrasi sistem dapat menghambat keberhasilan proyek. Oleh karena itu, penting untuk mengidentifikasi dan mengatasi hambatan-hambatan ini sebelum memulai implementasi.

Tentukan pihak-pihak internal yang relevan yang perlu di yakinkan?

Persetujuan dari atasan seperti CEO atau Managing Director di perusahaan memang krusial dalam penerapan software HR di perusahaan. Namun, ada pihak lain yang juga perlu diyakinkan. Pada tahap ini, kita perlu mengidentifikasi pihak-pihak internal yang terlibat dalam keputusan pembelian sistem HR baru. Tidak hanya manajer, namun seringkali juga rekan-rekan dari divisi HR, staf umum, IT, atau departemen keuangan.

Berikut adalah beberapa pihak yang terlibat secara internal yang penting yang dapat diidentifikasi dalam sebuah perusahaan:

• CEO atau pemilik bisnis: Mereka adalah pemangku kepentingan kunci yang harus dipertimbangkan dengan cermat dalam pengadaan software HR baru. Mereka memiliki tanggung jawab utama dalam mengarahkan strategi bisnis perusahaan dan memastikan bahwa setiap keputusan investasi, termasuk pengenalannya dan mendukung visi dan tujuan jangka panjang perusahaan.
  • Yang di khawatirkan CEO atau pemilik bisnis:
    • Kelayakan Ekonomi: CEO atau pemilik bisnis ingin memastikan bahwa investasi dalam software HR baru memiliki nilai ekonomi yang kuat. Mereka mungkin khawatir tentang biaya implementasi, biaya operasional jangka panjang, dan potensi pengembalian investasi yang dihasilkan.
    • Manfaat Strategis: Penting bagi CEO atau pemilik bisnis untuk memahami bagaimana software HR baru akan memberikan manfaat strategis bagi perusahaan. Mereka mungkin mencari bukti bahwa software tersebut akan meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan daya saing perusahaan di pasar.
    • Risiko Bisnis: CEO atau pemilik bisnis perlu mempertimbangkan risiko yang terkait dengan implementasi software HR baru. Ini termasuk risiko operasional, kepatuhan peraturan, dan potensi dampak negatif terhadap citra perusahaan jika implementasi tidak berhasil.
    • Kepemimpinan dan Komunikasi: CEO atau pemilik bisnis bertanggung jawab atas memimpin perubahan organisasi dan memastikan bahwa seluruh tim memahami visi dan tujuan pengenalan software HR baru. Oleh karena itu, mereka mungkin khawatir tentang kemampuan tim manajemen untuk memimpin proses implementasi dengan efektif dan untuk berkomunikasi dengan jelas kepada karyawan tentang perubahan yang akan terjadi.
• Karyawan: Mereka adalah pihak internal yang paling penting dan berkontribusi pada kesuksesan perusahaan. Penting untuk mempertimbangkan kebutuhan dan pendapat mereka karena merekalah yang akan bekerja dengan sistem HR baru. Namun, perlu diingat: Sayangnya, mereka sering kali tidak memiliki wewenang nyata untuk membuat keputusan.
  • Yang di khawatirkan Karyawan:
    • Keprihatinan Privasi: Karyawan khawatir informasi pribadi mereka tidak aman.
    • Perlawanan terhadap perubahan: Pengenalan software HR baru dapat dianggap sebagai beban tambahan.
    • Kebutuhan pelatihan: Karyawan khawatir akan upaya pelatihan yang tinggi untuk dapat menggunakan software HR baru.
    • Keamanan pekerjaan: Karyawan khawatir software HR baru akan mengancam pekerjaan mereka.
    • Kemudahan penggunaan: Karyawan khawatir software HR baru akan rumit dan sulit digunakan.

• Sumber Daya Manusia (HR): Profesional HR adalah pihak yang penting karena mereka akan menggunakan software HR baru tersebut secara intensif, sudah terbiasa dengan aplikasi HR, dan mungkin kritis terhadap pembelian baru. Pendapat mereka akan didengar secara internal mengenai software HR yang baru.
  • Yang di khawatirkan HR:
    • Ketakutan kehilangan pekerjaan melalui otomatisasi.
    • Keraguan tentang keandalan dan efektivitas software HR.
    • Keprihatinan tentang kompleksitas aplikasi dan upaya pelatihan yang mungkin diperlukan bagi karyawan.
    • Keprihatinan tentang kehilangan fleksibilitas dan adaptabilitas departemen HR.

• Kepala HR: Kepala HR memainkan peran penting dalam akuisisi software HR baru, karena bertanggung jawab atas pengelolaan dan optimalisasi proses dan sistem HR. Biasanya, kepala HR adalah salah satu pihak yang penting dalam mengevaluasi dan memilih software HR baru. Kepala HR bekerja sama dengan tim IT untuk memastikan bahwa software baru memenuhi kebutuhan bisnis dan kompatibel dengan sistem yang sudah ada. Kepala HR juga dapat mengidentifikasi kebutuhan pelatihan staf dan memastikan bahwa staf siap untuk menggunakan software HR baru.
  • Yang di khawatirkan Kepala HR:
    • Kepala HR mungkin memiliki kekhawatiran bahwa software akan terlalu mahal untuk dibeli dan diimplementasikan, serta sulit untuk membenarkan anggaran untuknya.
    • Beliau mungkin khawatir bahwa software HR akan terlalu kompleks atau sulit digunakan, yang berpotensi menyebabkan kebutuhan pelatihan, gangguan dalam layanan, dan periode pelatihan yang lebih lama.
    • Kepala HR mungkin khawatir bahwa software tidak cukup aman untuk melindungi informasi pribadi karyawan.
    • Beliau mungkin khawatir bahwa software HR tidak cukup fleksibel untuk menyesuaikan dengan kebutuhan khusus organisasi mereka.
• Departemen Keuangan: Departemen keuangan bertanggung jawab atas keuangan perusahaan dan oleh karena itu memainkan peran penting dalam perencanaan dan pemantauan anggaran. Oleh karena itu, mereka pada akhirnya harus menyetujui aplikasi baru dan oleh karena itu merupakan pemain penting dalam proses tersebut.
  • Yang di khawatirkan departemen Keuangan:
    • Biaya: Departemen keuangan khawatir bahwa akuisisi software HR baru akan menimbulkan biaya tinggi dan biaya lanjutan dalam beberapa tahun mendatang.
    • Implementasi: Mengimplementasikan software baru dapat memakan waktu dan mungkin memerlukan sumber daya tambahan.
    • Pelatihan: Melatih karyawan untuk menggunakan software baru dengan efektif juga dapat memerlukan waktu dan sumber daya.
    • Integrasi Data: Mengintegrasikan data dari software HR lama ke dalam software baru bisa menjadi tantangan.
    • Keamanan: Departemen keuangan khawatir tentang keamanan data HR dan perlindungan terhadap serangan cyber.

• Departemen IT: Departemen IT merupakan pengambil kepentingan penting dalam pembelian software HR baru. Hal ini karena departemen IT biasanya bertanggung jawab atas implementasi, pemeliharaan, dan integrasi sistem IT di perusahaan. Sebuah software HR baru harus terintegrasi secara mulus ke dalam infrastruktur IT yang sudah ada untuk memastikan bahwa itu berfungsi dengan lancar dan bahwa semua data yang diperlukan dapat diproses dengan benar.

Departemen IT  juga dapat memberikan wawasan berharga tentang persyaratan teknis dari software baru, seperti kebutuhan keamanan dan privasi. Oleh karena itu, penting untuk melibatkan departemen IT dalam proses pengadaan sejak awal untuk memastikan bahwa software HR baru memenuhi kebutuhan bisnis dan dapat diimplementasikan dengan sukses.

• Yang di khawatirkan departemen IT:
  • Masalah integrasi dengan sistem TI yang sudah ada
  • Biaya untuk akuisisi, implementasi, dan pelatihan karyawan
  • Keprihatinan keamanan terkait privasi dan hak akses
  • Penerimaan pengguna dan adaptasi terhadap software baru
  • Biaya pemeliharaan dan dukungan software jangka panjang

10 Cara Efektif untuk Memperkuat keyakinan Terhadap Penggunaan Software Human Resources Baru

1. Software HR: Masa Depan Perusahaan yang Digital: Mari kita bahas mengenai pentingnya software HR. Sebagai contoh, ada platform seperti phiro Go yang mampu mempercepat proses internal perusahaan. Dari onboarding hingga penggajian, semuanya bisa diatur dengan lebih mudah dan cepat. Ini membantu mengurangi beban kerja HR dan memberikan akses yang lebih lancar kepada karyawan terkait informasi penting.
2. Menghemat Waktu dengan Software HR phiro Go: Bandingkan dengan Metode ManualBanyak waktu yang terbuang di departemen HR untuk melakukan proses manual seperti pengaturan cuti, penggajian, dan lain sebagainya. Oleh karena itu, menggunakan software HR seperti phiro Go dapat mengotomatisasi banyak proses tersebut, menghemat waktu dan upaya yang sebelumnya diperlukan.
3. . Menyampaikan Manfaat Penggunaan Software HR: Dalam memperkenalkan software HR baru, penting untuk menunjukkan bagaimana hal tersebut dapat meningkatkan efisiensi, menghemat waktu, dan meningkatkan akurasi data. Dengan memberikan contoh konkret, akan lebih mudah bagi pengambil kepentingan untuk memahami manfaatnya dan dampaknya terhadap kesuksesan bisnis.
4. Platform Software HR yang Mendukung Proses yang Sudah Ada: Salah satu keunggulan software HR seperti phiro Go adalah kemampuannya untuk berintegrasi dengan sistem dan proses yang sudah ada di perusahaan. Hal ini memungkinkan penggunaan software baru tanpa harus mengganggu alur kerja yang sudah terbiasa dilakukan, memberikan pengalaman yang lebih lancar bagi pengguna.
5. Efisiensi dalam Penggunaan Waktu dan Sumber Daya: Penggunaan software HR seperti phiro Go tidak hanya membantu menghemat waktu, tetapi juga sumber daya perusahaan. Dengan demikian, perusahaan dapat memperkuat model bisnisnya dan fokus pada pertumbuhan dan pengembangan.
6. Menggambarkan Keuntungan Investasi dalam Software HR: Investasi dalam software HR baru akan menghasilkan manfaat jangka panjang bagi perusahaan. Dengan menghitung potensi penghematan waktu dan biaya, pengambil kepentingan akan lebih mudah untuk melihat nilai dari investasi ini.
7. Perbandingan dengan Solusi yang Sudah Ada: Jika perusahaan sudah menggunakan software HR sebelumnya, penting untuk melakukan perbandingan antara solusi yang sudah ada dengan software baru. Hal ini membantu dalam menunjukkan keunggulan yang dimiliki oleh software baru serta kekurangan yang ada pada solusi sebelumnya.
8. Membuat Pengalaman Karyawan Menjadi Lebih Baik: Dengan menggunakan software HR seperti phiro Go, perusahaan dapat memberikan pengalaman yang lebih baik kepada karyawan. Ini termasuk kemudahan akses informasi, proses yang lebih efisien, dan dukungan yang lebih baik dari departemen HR.
9. Fleksibilitas dalam Perubahan dan Pertumbuhan: Perusahaan harus memilih software HR yang dapat mengakomodasi perubahan dan pertumbuhan bisnis seperti Phiro Go. Dengan demikian, perusahaan dapat tetap fleksibel dalam menghadapi tantangan dan peluang yang muncul.
10. Melibatkan Semua Pihak dalam Proses Keputusan: Untuk memastikan penerimaan yang lebih baik terhadap penggunaan software HR baru, penting untuk melibatkan semua pihak terkait dalam proses pengambilan keputusan. Dengan mendengarkan kebutuhan dan masukan dari berbagai departemen, implementasi software HR baru dapat berjalan dengan lebih lancar dan efektif.

Phiro Go: Software HR yang Komplit dan Praktis

Phiro Go adalah dari software HR berbasis cloud yang komplit dan praktis, yang mungkin bisa menjadi opsi Kalian untuk aplikasikan ke Kantor kalian. Dengan fitur-fitur yang mencakup manajemen data karyawan, penggajian, evaluasi kinerja, dan banyak lagi, Phiro Go memungkinkan perusahaan untuk mengelola semua aspek sumber daya manusia mereka dalam satu platform yang terintegrasi.

Kenapa memilih Phiro Go sebagai software yang patut di implementasikan?

1. Fitur Geofencing “shapping” untuk Absensi

Phiro Go menawarkan fitur Geofencing yang unggul untuk absensi karyawan. Berbeda dengan beberapa software HR lain yang hanya menggunakan metode radius untuk fitur absensi, Phiro Go menonjol dengan fitur Location Shaping. Fitur ini memungkinkan HRD untuk menyesuaikan atau menggambar area absensi sesuai dengan bentuk gedung atau area kantor. Dengan demikian, pengelolaan absensi karyawan menjadi lebih presisi dan sesuai dengan kondisi nyata di lapangan.

2. Fitur ESS (Employee self-service) & Task Management:

Phiro Go menawarkan fitur ESS (Employee self-service) yang dapat memudahkan kerja karyawan, dari izin cuti, reimbursement, download slip gaji atau approval apapun dapat di akses ebih mudah langsung dari Hp masing masing karyawan. 

Task management / Manajemen tugas yang canggih memungkinkan Karyawan untuk mendapatkan kembali kontrol atas tugas harianya, membimbing Anda melalui kerumitan produktivitas dengan lancar. Kolaborasi cepat dengan penerima tugas dan threads untuk setiap tugas. Gunakan lampiran yang dapat dibagikan dan berikan komentar sebagai item tindakan untuk menghemat waktu. Atur tugas sesuai dengan tingkat prioritas mulai dari rendah hingga tinggi, sehingga semua orang memahami apa yang perlu difokuskan terlebih dahulu.

3. Fitur Fitur Check-in yang Mudah untuk Kegiatan Lapangan

Phiro Go juga menyediakan fitur tambahan untuk mengelola kegiatan lapangan dengan lebih efisien. Fitur ini dilengkapi dengan kemampuan check-in yang mudah, sehingga memungkinkan karyawan untuk dengan cepat mencatat kehadiran mereka saat melakukan kegiatan di luar kantor. Dengan fitur ini, manajer atau supervisor dapat dengan mudah melacak kegiatan lapangan dan memastikan bahwa semua tugas dilaksanakan sesuai jadwal dan target yang ditentukan. Ini memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan pengawasan terhadap kegiatan lapangan dan mengoptimalkan produktivitas tim di luar kantor

.

4. Layanan Pelanggan yang Ramah

Selain menyediakan platform HR Software yang kompeten dan praktis, Phiro Go juga memprioritaskan pelayanan pelanggan yang unggul. Kami percaya bahwa kualitas layanan yang baik adalah kunci untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dengan baik, mulai dari pemasaran produk hingga pelayanan setelah penjualan. Sebagai bagian dari nilai tambah kami, Phiro Go menyediakan layanan pelanggan yang sigap dan berfokus pada sentuhan manusia yang baik. Kami memastikan bahwa setiap permintaan atau pertanyaan dari pelanggan kami ditangani oleh tim layanan pelanggan yang berpengalaman dan responsif.

5. Impementasi yang cepat

Phiro Go dibuat dengan segala kemudahannya, sehingga memiliki proses implementasi yang cukup ringkas. Customer hanya perlu mengikuti arahan dari CS Phiro Go, mulai dari pengisian data karyawan secara lengkap hingga go live. hanya dibutuhkan kurang lebih 5 hari kerja untuk perusahaan Anda merasakan manfaat Phiro Go. 

Kesimpulan

Implementasi software Human reources baru bukan hanya tentang teknologi, tetapi juga tentang mengelola perubahan dan memenangkan dukungan dari pihak internal. Dengan pendekatan yang tepat dan komunikasi yang efektif, perusahaan dapat berhasil mengadopsi software Human resources baru dan meningkatkan kinerja mereka secara keseluruhan. Semoga tips dan mengetahui siapa yang perlu di yakinan untuk pengaplikasiannya dapat membantu meyakinkan tim Anda untuk pengaplikasian software HR seperti Phiro Go.